Klachtenregeling

Veel klachten ontstaan door misverstanden, die vaak in een goed gesprek rechtgezet kunnen worden. Een gesprek heeft dan ook onze voorkeur. Bovendien kunnen wij ons hierdoor ook een beter beeld vormen omtrent de aard van de klacht en de wijze waarop deze tot stand is gekomen.

Procedure

Is het probleem op deze wijze niet oplosbaar of vindt u een gesprek niet wenselijk, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. U dient dit dan te richten aan onze compliance officer de heer R. Dijkstra AA (rein@raethuis.nl). Wij streven er naar om binnen 10 werkdagen inhoudelijk op de klacht te reageren. Mocht dit door omstandigheden langer duren, dan ontvangt u hiervan altijd bericht en informeren wij u over de verdere procedure.

Vertrouwelijk

Tenslotte delen wij u mede dat wij, met het oog op beroepsreglementering, klachten vastleggen en meenemen in de evaluatie van ons kwaliteitssysteem. Vanzelfsprekend zullen wij zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie omgaan

Als kantoor stellen wij alles in het werk om u zo goed en correct mogelijk van dienst te zijn. Ondanks onze inspanningen kan het toch gebeuren dat er een fout wordt gemaakt (niets menselijks is ons vreemd) of dat u om andere redenen niet tevreden bent over onze organisatie. Wanneer dit het geval is nodigen wij u uit om dit aan ons kenbaar te maken. Wij gaan ervan uit dat uw klacht te goeder trouw is en uiting geeft aan oprechte en gegronde zorg. Wij zullen uw klacht dan ook uiterst serieus behandelen. Bovendien geeft uw klacht ons de kans eventuele fouten te herstellen en onze dienstverlening waar mogelijk te verbeteren.

Klokkenluidersregeling

Inleiding

Volgens artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties en artikel 55 van Nadere Voorschriften Accountantskantoren is het verplicht om de klokkenluidersregeling van ons kantoor op de website te plaatsen. Raethuis LLP hecht waarde aan een goede klachtenregeling met een zorgvuldige en vertrouwelijke afhandeling van de gemelde klachten. In dit kader is Raethuis LLP van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde moeten kunnen stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem doen bij de vertrouwenspersoon van Raethuis LLP.

Begrippen

In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:

Kantoor: Raethuis LLP
Medewerker: Alle aan Raethuis LLP verbonden werknemers inclusief vennoten en/of directie en/of bestuursleden.
Externe derde: Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon niet zijnde Raethuis LLP of één van haar medewerkers.
Melder: Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
Vertrouwenspersoon: De natuurlijk persoon die door de directie van Raethuis LLP is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. Bij Raethuis LLP is dit in principe de compliance offer tenzij deze direct betrokken is dan is het de waarnemende functionaris en of vennoot.
(Vermeende) onregelmatigheid: Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Raethuis LLP en/of haar medewerkers in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit;
b. een (dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten;
c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
d. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
e. een (dreigende) schending van binnen Raethuis LLP geldende(gedrags)regels of
f. overige situatie die naar oordeel van de melder gemeld dient te worden aan de vertrouwenspersoon.

Melding

1. Een medewerker of een externe derde die van mening is dat sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
2. De melding kan bij voorkeur per e-mail naar rein@raethuis.nl worden verzonden.
3. Ook is het mogelijk om een brief te sturen naar het postadres van het kantoor t.a.v. Vertrouwenspersoon.
4. Binnen vijf werkdagen week na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan melder. In deze bevestiging maakt de vertrouwenspersoon ook melding van de procedure en termijn die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
5. Uiterlijk na vier weken bericht de vertrouwenspersoon aan melder welke maatregelen zijn genomen en hoe de verder afhandeling zal verlopen. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen de termijn van vier weken gedaan kan worden meldt de vertrouwenspersoon dit aan de melder en geeft daarbij aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.

Afhandeling

1. De vertrouwenspersoon informeert de compliance officer en directie van het kantoor. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
2. Direct na ontvangst van de melding zal de compliance officer van het kantoor een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid starten.
3. De compliance officer is bevoegd extern (juridisch) advies in te winnen indien hij dit nodig acht, zijn taken en bevoegdheden zijn voor het overige vastgelegd in de handleiding compliance van het kantoor.
4. De compliance officer rapporteert schriftelijk aan de directie over zijn bevindingen. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.
5. Indien de directie van het advies wil afwijken wordt dit met de compliance officer besproken.
6. Indien de melding de compliance officer betreft zal een ander een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

Vertrouwelijkheid en bescherming

1. De melding geschiedt onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dit geldt ook voor de correspondentie over en de behandeling van de melding.
2. De melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
3. De leiding van het kantoor garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren van medewerker binnen het kantoor of op de carrière mogelijkheden van medewerker.
4. Indien melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt kan dit melder worden aangerekend door het kantoor.